Ratiofill - Versionen des Programms

Beschreibung der Kontingente

Konzept

Das von PSC-Team Berlin entwickelte Konzept der "Kontingentverwaltung" ermöglicht den Austausch von Formularen zwischen verschiedenen Computern. Auch der zentrale Einkauf von Formularen im Unternehmen mit Zugriff von Mitarbeitern auf diese Formulare ist mit der Kontingentverwaltung möglich.

Kontingent als Lagerplatz für bezahlte Formulare

Der Bezug von Formularen aus dem Kontingent geschieht über den Einkaufswagen.

In der Kaufmaske sehen Sie, ob und wie viele Formulare noch im Kontingent sind und aus diesem kostenlos bezogen werden können.

Beim Kauf von Formularen wird immer erst das Kontingent (kostenlos) verbraucht, bevor Formulare in Rechnung gestellt werden.

Verwaltung von bezahlten Formularen auf dem Ratiofill-Server

Beim Kauf eines Formular wird auf dem Computer des Benutzers die Anzahl der bezahlten Formulare gespeichert.

Hat ein Benutzer im Unternehmen einen überschüssigen Formularvorrat, so kann er diesen auf andere Benutzer übertragen. Dies geschieht unter Verwendung der Kontingentverwaltung des Ratiofill-Servers.

Jeder Kunde verfügt über einen Speicherbereich auf dem Ratiofill-Server, den wir als persönliches Kunden-Kontingent bezeichnen.

Vom Arbeitsplatz aus können in dieses Kunden-Kontingent die gekauften Formulare (Zählerstände) übertragen werden, um sie dann von anderer Stelle kostenlos abzurufen.

Schon beim Einkauf kann entschieden werden, ob die Formulare auf dem Computer oder nur im Kontingent gespeichert werden sollen.

Formulare können jederzeit vom PC in das Benutzerkontingent übertragen werden. Verwenden Sie dazu die Funktion "Formulare mit Server abgleichen" oder die Taste .

Ab Version 2.1.61 werden sämtliche ungenutzten Formulare in das Benutzerkontingent über die Tastenkombination [Umschalt][F3] übertragen.

Nutzung des Kontingents im Unternehmen

Mit der kostenlosen Version von Ratiofill können überzählige Formulare in das eigene Benutzerkontingent auf dem Ratiolfill-Server übertragen werden, um sie an anderen Arbeitsplätzen wieder kostenlos herunterzuladen.

Dies setzt voraus, dass an allen Arbeitsplätzen die gleiche Benutzerkennung und das gleiche Passwort verwendet werden muss.

Der Vorteil dieser Lösung ist die Flexibilität. Der Nachteil, dass an jedem Arbeitsplatz auch eingekauft werden kann. Diese Lösung ist meist für kleine Unternehmen ausreichend.

In größeren Unternehmen ist es jedoch sinnvoll, die Zahl der einkaufsberechtigten Personen zu begrenzen. Für diesen Fall ist Ratiofill Corporate gedacht.

Zusammen mit Ratiofill Corporate, einer speziellen Verwaltungsversion für Unternehmen, können Formulare zentral eingekauft werden, um sie von verschiedenen Benutzern ohne weitere Kosten abrufen zu lassen. Sollte ein Benutzer mehr Formulare auf seinem Client abgelegt haben, als er benötigt, kann er diese wieder in das Firmenkontingent übertragen, damit sie allen anderen zugelassenen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Die Autorisierung beliebig vieler Benutzer kann vom Einkaufsberechtigten selbst vorgenommen werden. Alle Benutzer können die kostenlose Version Ratiofill verwenden. Einkaufsberechtigt sind jedoch nur die zugelassenen Personen mit der kostenpflichtigen Programmvariante.

Schutz gekaufter Formulare bei Datensicherung Ihres Computers

Sofern noch gekaufte Formulare auf dem PC vorhanden sind, müssen diese vor jeder Datensicherung in das Benutzerkontingent verschoben werden. Nur so ist sichergestellt, dass nach dem Rückspielen einer Datensicherung die korrekte gekaufte Anzahl von Formularen wieder hergestellt werden kann.

Ohne diese Vorsichtsmaßnahme sind die Kaufdaten auf dem PC nach einer Rücksicherung nicht mehr konsistent. Dies führt mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Verlust aller lokal gespeicherten Kaufinformationen.

Dieser Hinweis ist unbedingt zu beachten, da Formulare nicht ersetzt werden, die auf diese Weise zerstört wurden.

Auch Papierformulare können in des Benutzers Verantwortung zerstört werden, wenn sie nicht richtig behandelt werden. Auch in solchen Fällen leistet der Formularlieferant keinen Ersatz.

Dies gilt im Fall von Datenrücksicherungen oder Manipulationsversuchen auch für die elektronischen Formulare von Ratiofill.

Was geht nicht?

Aus Sicherheitsgründen sind folgende Möglichkeiten ausgeschlossen:

Die Übertragung von Formularen eines Benutzers in das Kontingent eines anderen Benutzers

Kopieren der Formulare von einem Computer auf einen anderen.